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La Comunicazione di Progetto: la chiave per generare un impatto

La comunicazione di progetto è la chiave per raggiungere i propri obiettivi con successo, generando un impatto.

Essa infatti si rivela fondamentale sia nel coordinamento interno del team di Project Management e dell’intero partenariato che nella promozione, disseminazione e capitalizzazione delle attività e dei risultati del progetto e quindi proprio per questo è la chiave per generare un impatto sui beneficiari e sul territorio.

Leggendo questo articolo accederai subito alle informazioni necessarie per comprendere appieno l’importanza che la comunicazione di progetto ha all’interno dei processi di Project Management.

Ecco i principali contenuti trattati:

Andiamo subito al punto.

La comunicazione nel Project Management

Come riportato all’interno del PMBok- Project Management Institute, “la gestione della comunicazione di progetto è un’area di conoscenza che utilizza i processi necessari a garantire tempestivamente e appropriatamente la generazione, la raccolta, la distribuzione, l’archiviazione, il recupero e la disposizione delle informazioni del progetto”.

I processi di gestione della comunicazione di progetto sono i seguenti.

  • Pianificazione della comunicazione: determinare le esigenze di informazione e di comunicazione degli stakeholder di progetto.
  • Distribuzione delle informazioni: rendere disponibili in modo tempestivo agli stakeholder di progetto le informazioni richieste.
  • Reporting delle prestazioni: raccogliere e distribuire le informazioni sulle prestazioni. Ciò include i rapporti sull’avanzamento e l’attività di monitoraggio.
  • Gestione degli stakeholder: gestire le comunicazioni per soddisfare i requisiti e risolvere eventuali questioni riguardanti gli stakeholder di progetto.

In poche parole, il processo di comunicazione è quindi fondamentale nel Project Management in quanto permette:

  • di facilitare l’accesso del team di progetto alle informazioni chiave per una corretta gestione.
  • di diffondere tra gli stakeholder tutte le informazioni necessarie affinché il progetto raggiunga i suoi obiettivi e generi un impatto sul territorio.

È opportuno parlare di comunicazione interna di progetto e di comunicazione esterna di progetto.

La Comunicazione di progetto interna

La comunicazione interna di progetto riguarda tutte le strategie, le modalità e gli strumenti di comunicazione per facilitare:

  • il coordinamento tra i diversi membri del team di progetto e i Partner.
  • la diffusione della mission, del Piano di Progetto e di tutti gli altri documenti chiave, delle modalità di management e dei processi di lavoro.
  • l’alimentazione del flusso di informazioni, che deve essere sempre aggiornato e a portata di mano degli addetti ai lavori.

La Comunicazione di progetto esterna

La comunicazione esterna di progetto è più legata al marketing, alla promozione, alla disseminazione e capitalizzazione delle attività e dei risultati raggiunti.

Affinché questa sia efficace è importante avere fin da subito ben chiaro chi siano tutti gli stakeholder esterni (diretti e indiretti) di progetto, ovvero tutti coloro che hanno un interesse diretto o indiretto verso il progetto e che non fanno parte del team di progetto o del Partenariato.

Perché è importante questa differenza?

PerchéUna comunicazione per tutti è una comunicazione per nessuno“.

Ogni stakeholder ha un differente interesse verso il progetto, e per questo è importante adottare una differente strategia comunicazione per coinvolgerlo nel modo più efficace ed efficiente.

Proprio per questo, non ci sarà soltanto una strategia di comunicazione, ma tante in base alle diverse categorie di stakeholder.

Identificare tutti i principali stakeholder di progetto permetterà di pianificare e di attuare una strategia di comunicazione efficace e capace di catturare, coinvolgere e far interessare ogni soggetto della audience di progetto.

Questo è fondamentale per promuovere le singole attività, i risultati raggiunti e massimizzare l’impatto generato.

La Comunicazione di Progetto: la chiave per generare un impatto

La Comunicazione di Progetto esterna: Disseminazione e Capitalizzazione

Se la comunicazione interna di progetto ha l’obiettivo di facilitare lo scambio di informazioni necessarie per gestire il progetto tra il team e i Partner, la comunicazione esterna ha lo scopo di rivolgersi ai vari target group e stakeholder “non addetti ai lavori”.

Quando si definisce la comunicazione esterna di progetto, oltre che alla promozione delle attività di progetto che può avere il semplice scopo di spingere alcuni stakeholder a partecipare attivamente a queste, si deve anche far riferimento alla disseminazione e capitalizzazione del progetto.

La Disseminazione di Progetto: cos’è?

Disseminazione” e “comunicazione” spesso vengono utilizzati erroneamente come sinonimi.

Ecco subito le differenze.

La comunicazione include tutte le attività di informazione e promozione per aumentare la promozione del progetto e quindi si rivolge ad un target ampio e variegato.

La disseminazione indica l’insieme di azioni e strategie volte a diffondere le informazioni sui risultati del progetto, in modo da massimizzarne l’impatto su individui, enti e comunità.

Si tratta di uno processo essenziale in quanto favorisce il trasferimento dei risultati ad un pubblico più vasto. La disseminazione implica quindi non soltanto un processo di comunicazione, ma anche di sensibilizzazione.

La Capitalizzazione di Progetto: cos’è?

Il processo di capitalizzazione è un’attività che vede coinvolti gli organismi di Programma e i beneficiari dei progetti in un percorso comune di valorizzazione delle esperienze che ha come obiettivi quelli di:

  • Individuare le buone pratiche che emergono dal progetto.
  • Favorire l’interscambio fra i progetti.
  • Integrare le buone pratiche nelle strategie di sviluppo dei territori.

La Comunicazione di Progetto: Il Piano di Comunicazione

Il Piano di Comunicazione di progetto è il documento contenente le principali strategie, metodologie, strumenti e canali di comunicazione interna ed esterna del progetto.

Può essere inglobato nel Piano di Progetto o essere un documento distinto, ma comunque complementare e fondamentale per la gestione tecnica del progetto.

Deve essere sempre a disposizione del project management team e di tutti i Partner di progetto.

Inoltre deve inglobare le eventuali regole imposte dal Manuale di comunicazione del programma che finanzia il progetto.

Il non rispetto di queste regole può infatti comportare tagli alle spese con ripercussioni sulla rendicontazione!

Un buon Piano di Comunicazione di progetto dovrebbe essere comprensivo di :

  • Stakeholder Engagement Model (documento contenente le linee guida per l’analisi, la pianificazione, l’implementazione e il monitoraggio delle azioni di coinvolgimento degli stakeholder).
  • Diverse strategie e stili di comunicazione interna ed esterna da applicare ai differenti stakeholder mappati.
  • Strumenti di comunicazione da utilizzare.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo voluto darti alcune informazioni fondamentali per poter comprendere il ruolo cruciale della comunicazione per il successo di un progetto.

Molti pensano che la comunicazione di progetto sia semplicemente l’attività legata alla gestione dei social e del sito web del progetto, ma permettici di dirti che non è per nulla così.

Senza una buona comunicazione di progetto, le attività di questo molto difficilmente potranno andare avanti e di conseguenza non sarà possibile raggiungere gli obiettivi prefissati.

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*Per l’immagine copertina dell’articolo è stata usata una foto di Linus Nylund on Unsplash

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